Вы храните файлы в облаке? Мы с коллегами MVP решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.
Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.
Примечание. Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.
[+] Сегодня в программе
Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive
В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.
Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.
Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.
Создание ссылки на файл
Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).
Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.
Отправка почтового сообщения
Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с учетной записью Microsoft. Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.
Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.
Однако после первого доступа к файлу и авторизации с учетной записью Microsoft ссылка привязывается к ней. В этом и заключается разница с обычной ссылкой, по которой может зайти кто угодно.
Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела Общие в левой панели OneDrive.
Управление правами доступа
В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.
На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.
Совместная работа над документами Office
Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.
Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).
В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.
Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).
Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.
- Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
- Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
- Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
- Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).
В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.
Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).
Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.
Опрос и дискуссия
Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, веб-версии приложений Office не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.
Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно ;)
А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!
Результаты голосования утеряны в связи с прекращением работы веб-сервиса опросов.
> Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя 7 Гб личного дискового пространства.
Для старинных пользователей(не путать с застолбившими место) Скайдрайва плюшки.
http://i51.fastpic.ru/big/2012/1210/dd/e787ca4f7b804b523ac99d0dd465d3dd.png
Влад, спасибо за примечание. Постоянные читатели блога в курсе. Ок, написал ‘как минимум 7’ :)
К сожалению, на моем аккаунте опция предоставления доступа только по ссылке без требования входа с аккаунтом MS не работает. У всех требует Live ID.
Лев, я не могу воспроизвести вашу проблему. Отправил письмо на адрес учетной записи MSFT (флажок требования авторизации не ставил). Убедился, что получатель вышел из Windows Live, после чего спокойно перешел по ссылке.
Вадим, мне статья понравилась. Интересно, это Word так работает на любых ресурсах — файловая шара, SharePoint и Skydrive? Я просто в этом вообще чайник.
Паша, как я понимаю, в SharePoint одновременное редактирование работает фактически так же с точки зрения пользовательского опыта, причем количество версий не ограничено.
Но с общей папкой в локальной сети Word так работать не будет, по-моему. Можно сделать несколько копий, включить отслеживание изменений, а потом объединить все документы, но это не очень удобно А в Excel можно сделать книгу общей, причем давно уже.
«Старинные пользователи» — это те, кто им года с 2007/2008 пользуется -)
К слову, лично мне непонятно меряние объемами облачного хранилища. Сомневаюсь, что кто-либо действительно полностью нагружал Скайдрайв информацией с высоким КПД.
Денис, «больше» — это маркетинговый термин, и люди приучены к нему. Представь, что при прочих равных (для твоих целей) некий сервис предлагает на X плюшек больше. Ты же выберешь именно его, не так ли? :)
Для работы активно используется Dropbox. Также для хранения резервных копий используется Google Drive. Резервный архив фоток хранится на Яндекс.Диск (подарили 250Гб при покупке ноута, решил использовать для этого).
Антон, а как конкретно вы используете Dropbox для работы и загружаете резервные копии в Google Drive?
Вадим, спасибо за статью.
Конечно, у меня прилично хранится там документов, фотографий, и ещё разное — нужное.
Любимые возможности я не думал, так сказать, но предоставление для просмотра или редактирования чего, я бы назвал нужной функцией.
Особенно, когда с телефона на WP7 надо предоставить фотку, то тут SkyDrive как нельзя кстати.
Андрей, а как вы с WP предоставляете фото друзьям через SkyDrive? Допустим, вы из камеры отправили в SkyDrive — дальше что?
Denis Dyagilev,
Денис, я нагружал до предложения о покупке доп. места. Но такая нагрузка была очень не значительное время.
Одно время нужна была возможность публичного расшаривания фотоальбома.SD очень удобен в данном плане просмотра и скачивания.
Также иногда выделяю папку под отдельные нужды с человеком, с которым обмениваюсь инфой.(множество файлов.)
Алексей, конечно, удобнее выдать права на всю папку, если файлов много. Мне очень нравится, что все это отображается в «Общих», не надо рыться нигде.
Удерживаете на фото палец, раскрывается меню, выбираете «предоставить доступ» , потом помечаете для чего нужно (просмотр или правка), выбираете ссылку в буфер и вот:
https://skydrive.live.com/redir?resid=952E18B710161F06!106&authkey=!ALaC_RF7ryqvHc8
Всё с тела :D .
Мне показалось, так просто.
Гм… у меня нет возможности
Там только список сервисов, и при выборе SkyDrive можно только озаглавить фото. После чего оно уходит в папку «Отправленные с мобильного телефона», в которую почему-то был предоставлен доступ «Друзьям» (каким — непонятно :)
SkyDrive пользуюсь давно, сразу получил 25Гб. Храню в основном raw файлы, так же при помощи предоставления доступа передаю большие объёмы изображений. SkyDrive установлен на домашнем и рабочем компьютере. Рабочие документы само собой в облаке, поработал на работе, если что необходимо доделать…. этот документ уже на домашнем компьютере. Технология очень понравилась, жаль что не многие её оценили… Да, пришлось даже прикупить за 310 руб. 20гб.
Спасибо Вадим за статью
Да, большие файлы передавать удобно, но как раз недавно столкнулись с тем, что 300 Мб видео не пролезало. Я предложил его синхронизировать с помощью SkyDrive App, но не знаю, чем там кончилось.
Не знаю так нужно вставлять, вот такое у вас есть?
http://radikals.ru/view/a2b98f786aa746ef480b7d8eed3c484d.html
Это следующее
http://radikals.ru/view/f80ac1de2e0ee0bd31f342a4f83fee1c.html
Это перед получением ссылки
http://radikals.ru/view/f2417e3d8f17c1884c641859b4bc1e20.html
Андрей, я понял, вы делаете это из приложения SkyDrive, а я говорил про опции, доступные в камере. Т.е. нужно сначала отправить фото, потом открыть приложение SkyDrive и там уже выдавать права.
Vadim Sterkin,
Вадим, а я отправляю приглашения на адреса Gmail и Яндекса, для них требуется авторизация. Возможно, дело в том, что это не микрософтовские адреса, возможно, дело в моем аккаунте.
Лев, я отправил на почту яндекса, авторизация не потребовалась. Возможно, у вас на папку уже установлены какие-то права доступа, распространяющиеся на ее файлы.
Вадим ,должен сказать что облачные хранилища весьма полезная штука . У меня падал внешний винчестер и половина документов оказалась утеряна ,Хорошо что свои конспекты я хранил в облаке ,так что ролетел топор мимо моей головушки.
Вопрос:А есть ли клиент SkyDrive под седьмую?Мне на восьмую переходить просто не очень удобно)?
Никита, клиент есть, я о нем рассказывал же.
P.S. У вас хороший пример того, как облачные технологии снимают массу головной боли при утере документов локально.
В папке с Dropbox у меня располагаются все рабочие файлы и портативные приложения. Почему так располагаются документы, думаю, понятно, — чтобы они были доступны на всех устройствах, на которых я работаю. Портативные же программы используются для того, чтобы переносить с одного ПК на другой их настройки без каких-либо телодвижений с моей стороны. Настроив программы раз, я получаю ту же конфигурацию на всех ПК, где их использую.
Раз в день по расписанию (через Планировщик задач Windows) запускается bat-файл, который производит резервирование важных данных (средствами WinRAR) в папке Google Drive на отдельном жестком диске. Таким образом я имею под боком актуальные резервные копии и их же на удаленном сервере. Старые резервные копии удаляются также по расписанию с помощью самописного приложения сразу после резервирования данных.
Антон, спасибо за развернутый ответ. Мне нравится идея синхронизации портативных программ! Резервное копирование так себе и представлял.
Есть 10 ГБ на яндекс диске, использую вместо файлообменника, чтобы файлами делиться. В скайдрайве есть 25 ГБ, как старому заслуженному пользователю)) Но не пользуюсь. Ещё с телефоном 20 ГБ на 2 года в дропбоксе могу взять, но пока не надо.
Виталий, это хорошо, когда места более чем достаточно :)
Да.
Пользуюсь SkyDrive. В основном храню документы по работе. При переустановке Windows помогло (документ отыскал там).
Леонид, кстати, поиск там не так давно улучшили. Раньше найти что-то было очень тяжело. Но еще есть над чем работать — поиск внутри документов Office на русском языке иногда ставит в тупик, а на англ. работает приемлемо.
Согласен. В Windows 8 найти в SkyDrive намного проще.(еще один + Win8).
Стал пользоваться SkyDrive, совсем недавно.
Все началось как ни странно бы это звучало со сборки шкафа-купе для родителей. Жена проектировщик — сделала проект шкафа. Мы обсудили его вдвоём, а на выходных поехал к родителям (в другой город). Все как обычно было ухал к родителям только с телефоном и флешкой. Вечером сел за Мамин ноут., родители за спиной в предвкушении обзора шкафа… а проекта то нет на флэшке (забыл… :)). Как назло супруга пароль от gmail протеряла в голове. Вообщем помучились немного (шкаф «доставили»), но эффект от технологического прогресса был утрачен… Теперь супруга ходит в W8 под учёткой MS и «мобильные» документы хранит в облаке…
Павел, фактически, SkyDrive и есть флэшка на 25 Гб :) Только работает она при наличии интернета. Я флэшками для переноса данных практически перестал пользоваться, разве что для очень больших файлов — ISO или видео.
Vadim Sterkin,
Да установил на компьютер приложение SkyDrive, получил на компьютере установленную папку с этим именем и при помощи проводника кидаю в эту папку любые файлы, любого веса, например образы, фильмы. Все эти файлы автоматом уходят в облако и на мой рабочий компьютер. Если интересно могу дать ссылку на файлы большого размера…
Угу, я проверил — тайное знание :)
Ubuntu One
А кроме заклинаний есть какие-то интересные особенности?
Vadim Sterkin,
Замечание снимается. Только что проверил — все стало работать нормально.
Лев, это подействовала живительная сила моего блога :)
icloud для личных нужд синхронизации фото,календарей, книг, приложений, бэкапов
и
dropbox в качестве файлопомойки
Дмитрий, ну хоть кто-то отметился с яблочным облаком :)
Vadim Sterkin,
Вадим, спасибо! :)
Vadim Sterkin,
Еще забыл упомянуть интересную штуку, которую стал активно использовать в Dropbox с самого ее появления (не так давно появилась). На телефоне и планшете стоит Dropbox. При создании фото оба устройства автоматически добавляют новые снимки в папку Camera Uploads в Dropbox. В результате чего фотки становятся доступны везде, где есть Dropbox. Не надо вручную ничего синхронизировать. Очень удобно.
Антон, в Windows Phone тоже есть автоматическая загрузка сделанных фото в SkyDrive, но туда они идут не в полном разрешении. Видимо, чтобы сэкономить мобильный трафик.
Могли бы сделать так, чтобы при подключении к Wi Fi фотки загружались в полном разрешении.
Виталий, я уверен, что в Андроиде это реализовано наряду с выбором пяти различных разрешений фото, желаемой папки, сети и времени суток :)
Дропбоксом не пользуюсь, по этому сказать не могу. Скорее всего есть настройка «Синхронизировать только по Wi Fi».
А, вот, сейчас запустил приложение дропбокса, и после создания аккаунта в быстрых настройках при первом включении (ну вы поняли) как раз первым пунктом было про автоматическую загрузку фотографий только по Wi Fi или Wi Fi+сеть.
Вадим, подскажите, как сделать чтобы работал такой механизм: располагаю файл в общей папке, делаю на него ссылку и размещаю эту ссылку, допустим на форуме. Чтобы человек (любой) нажав на мою ссылку не заходил в папку на Скайдрайве, а сразу начиналась закачка. Т.е. другие файлы в этой папке для него были невидимы.
Серж, у вопроса две составляющие.
1. Насколько я знаю, нельзя дать прямую ссылку на файл в SkyDrive, т.е. чтобы скачивание началось сразу при нажатии. Человек переходит по ссылке, потом нажимает файл.
2. Чтобы люди не видели других файлов в папке, они не должны быть общедоступными (см. столбец «Общий доступ»). Учтите, что «Общие» = вы поделились с кем-то любым способом, a «Общедоступные» = доступно всем.
В DropBox, если тебе открывают к доступу папку, она появляется в каталоге dropbox и синхронизируется.
В SkyDrive при том же действии, получаешь только ссылку. Мне кажется это очень неудобным. Или все же можно сделать аналогично?
Андрей, это [пока] не реализовано на ПК, но в разделе «Общие» на skydrive.com все есть.
На телефоне (windowsphone 7) не открываются документы и написано «У вас отсутствует разрешение на загрузку этого файла» . Что делать?
Для работы использую уже OneDrive, подарили 20гб при смене имени. Для работы вполне всё устраивает, флешки теперь использую как образ системы. Всё таки согласитесь три windows устройства с доступом к рабочим файлам, очень удобно. Задумался о безопасном хранении своих raw исходников (фотография моё хобби, которое занимает свободное время). Какое облако может обеспечить почти 1Тб при минимальных затратах??? Вот что нашел http://c55.yunpan.360.cn/. главные трудности, язык и время закачки, но пока как хранилище меня всё устраивает. Так что теперь использую два облака, одно для работы, другое для хобби.
Могу ли я открыть любые папки своего компьютера с андроида, как делаю это с компьютера. И что значит У МЕНЯ ЕСТЬ ДОСТУП в мобильном приложении? За ранее спасибо.
Доступны файлы, хранящиеся на OneDrive. Тонкости работы приложения для Android выясняйте на ресурсах, посвященных этой ОС.
Как подключиться к OneDrive без учетной записи Microsoft https://www.youtube.com/watch?v=B1gGTWPGyHM
Баян, и вам все равно нужно иметь учетную запись Microsoft.
Вадим, приветствую! Начал пользоваться сервисом OneDrive и сразу заметил определенную особенность, которую не знаю как настроить. Может вы знаете? Поясню. Работая локально с файлом xls в расшаренной папке (доступ к файлу есть у зарегистрированных участников), сохраняя файл, он не обновляется в облаке или обновляется, но с непонятным промежутком по времени может и час не обновляться. Есть ли принудительная синхронизация с облаком (по кнопке) или через определенное время? Спасибо.
Михаил, с общими файлами лучше работать, открывая их из офисных приложений. Тем самым обеспечивается одновременная работа над документом нескольких человек и своевременное внесение изменений в текущую версию.
Вадим, насколько я понял, у меня должна быть установлена последняя версия Office, иначе выдается ошибка при открытии, и способы ее решения: «приобрести новую или продолжить работу онлайн». У меня Офис2003 года «бородатый», но справляется со всем что мне нужно. Получается чтобы полноценно редактировать файл и давать доступ к нему, я должен быть в тренде… Может я чего-то не понял? Спасибо.
Михаил, в старом офисе этого нет, а при использовании клиента синхронизации и конфликта версий, созданных разными людьми, у вас будут создаваться копии версий вместо единого документа. Выход — переход на новый офис или редактирование в Office Online, т.е. открытие файлов в onedrive.com.
Вадим, скажите, пожалуйста, можно ли сделать так, чтоб человек с доступом только на просмотр смог использовать некоторые функции, такие как, напр. выпадающие списки, или автофильтр и др. (экселовский файл в общем доступе)?
Сходу не скажу, но точно можно внедрить документ в веб-страницу и там будут опции фильтрования и сортировки.
Возможно ли сделать так, чтобы для просмотра информации, которую я расшариваю регистрация была не обязательной?
Артем, можно внедрять, можно создавать ссылку для просмотра.
В настройках синхронизации есть пункт «Все папки» а ниже текст :»everything but files shared with you will sync on this pc». Что он означает? Можно ли добиться того, чтобы расшаринная мне папка была доступна для синхронизации через клиента? У меня не получилось такое. То есть через ВЕБ интерфейс я вижу тут папку котору мне предоставили для общего доступа, и могу в нее заливать файлы, но локально, через клиента OneDrive, я ее не вижу у себя на ПК. Клиент у меня на Win7.
Нашел в хелпе:
«Примечание
Вы не можете синхронизировать отдельные файлы, а также файлы или папки, к которым вам предоставили общий доступ.»
Но все равно не понятно значение фразы : «everything but files shared with you will sync on this pc».
То и означает, что синхронизируются только те файлы, владельцем которых вы являетесь. А файлы, которыми кто-то поделился с вами, у вас не синхронизируются — их просто нет локально. Даже если вы вносите в них изменения на OneDrive, вашими они не становятся. Они синхронизируются у владельца.
Очень странный перевод. Не то, чтобы я совсем не знаю английского, но или там нет знаков препинания, или пропущено какое то слово. Я могу перевести эту фразу примерно так: «все, но файлы предоставленный вам будут синхронизированы на этом ПК». И как то оно не стыкуется с правильным значением.
Юрий, перевод [в справке] корректен, равно как и оригинал. Ваш перевод хуже машинного.
Не понял, и нигде не могу найти: есть ли ОБРАТНАЯ синхронизация?! Допустим, я дал рабочий раздел или флешку 16Гб (по умолчанию на onedrive дают 17Гб места), потом флешка/диск сдох, заменил, дал ту же букву.
ВОПРОС: у меня закачаются все файлы из облака, или облако почистится, глядя на пустой диск?
Закачаются из облака
Большое спасибо! неожиданно круто. Добавьте это в тело статьи, а то СИНХРОНИЗАЦИЯ — штука обоюдоострая… когда не в ту сторону — часто хуже, чем когда её нет вообще.
Владимир, синхронизация обоюдоострая, действительно. Просто в описанном вами сценарии сработает в одну сторону.
P.S. Избегайте излишнего жирного шрифта — не будете попадать в спам. И капслока тоже…
Подскажите пожалуйста. Стали пользоваться Onedrive буквально на днях. Завели его для возможности правки таблиц Excell не находясь в офисе. И вот сегодня я обнаружил, что в папке с нашими таблицами, синхронизированной с Onedrive, появились несколько дубликатов тех таблиц, с которыми поработали 2 человека с 2-х ноутбуков. И в названии этих таблиц появилась приписка с именем того компьютера, с которого работали. Почему это произошло? Подскажите как настроить это все так, что бы не плодились документы? Мы заходим в облако под одной и той же учетной записью с разных компов. А компьютеры между собой связаны по домашней беспроводной сети с обозначением общего доступа к папкам с доками.
Михаил, открывайте файлы из офисного приложения так: Ctrl+O > OneDrive