Когда мне в ящик упало письмо от Адольфа Гитлера я слегка напрягся. Но тема была вполне миролюбивой — «windows xp 64 bit». «Наверное, бомардировки привели к перебоям с электричеством в бункере и слетел виндовс», — подумал я и открыл письмо.

Многих адресатов мы никогда не встречали и, возможно, никогда не увидим. Однако, как и в живом общении, в почтовой переписке есть этикет. В записи, завершающей серию почтовых статей, я хочу коснуться не технических, а социальных аспектов общения по почте!

Указывайте в письме свое имя

Я постоянно получаю письма от незнакомых мне людей —  в основном, это вопросы о Windows или просьбы о помощи. И примерно половина из авторов вместо настоящего имени указывают вымышленное имя или просто ник. Из недавних ярких перлов могу отметить Арнольда Шварценеггера и Адольфа Гитлера.

Если вы попытаетесь оправдать такой подход заботой о приватности, то о ней тут речь не идет. Это просто проявление неуважения к человеку, к которому вы обращаетесь. Никому ведь в голову не приходит представляться кому-то Шварценеггером при личной встрече, правда? Так почему это допустимо в почте?

Такому автору могут и не ответить на письмо. Мне намного приятнее общаться с человеком, указавшим свое имя. А вам? Это, кстати, касается и комментариев в моем блоге!

Придайте письму осмысленную тему

Тема письма много может сказать о его содержании (и авторе тоже). Я читаю всю почту, но письма из разряда «ПАМАГИТЕ!!!» открываю в самую последнюю очередь. Кстати, использование сплошных заглавных букв тоже идет вразрез с почтовым этикетом.

В теме письма должна быть кратко и емко изложена его суть. Тогда адресату сразу будет понятно, о чем пойдет речь.

Грамотно настройте цитирование

Обязательно используйте цитирование писем при ответах — это сэкономит время вашим адресатам. Им не придется рыться в почте в поисках вашего предыдущего письма, чтобы вспомнить, о чем там шла речь.

Кроме того, ваше письмо должно начинаться с ответа, а не с цитат предыдущих писем. Иначе люди будут вынуждены прокручивать письмо вниз до самого конца, чтобы найти ваш ответ.

Как ни странно, эти две проблемы я наблюдаю не так уж редко, хотя по умолчанию, наверное, все почтовые клиенты и службы настроены правильно!

Учитывайте форматы прикрепляемых файлов

Прикрепляя к письму архив RAR или 7-Zip, подумайте, сможет ли человек открыть его. Проще всего использовать ZIP – его можно открыть без сторонних программ.

Аналогично, перед отправкой DOCX стоит прикинуть, найдется ли у адресата программа для просмотра этого формата документов. Возможно, имеет смысл сохранить документ в PDF, учитывая разнообразие операционных систем и устройств, в которых люди сейчас читают почту.

Правильно используйте поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»

Отправляя письмо сразу нескольким людям, следуйте простому правилу. Если от адресата требуется действие, указывайте его в поле «Кому». Если же вы просто информируете человека о чем-то, ставьте его в копию.

Адресаты в скрытой копии не видны остальным участникам переписки, поэтому если вас поставили в BCC, не отвечайте всем – вы подставите отправителя :)

Если вы делаете рассылку большому количеству незнакомых друг с другом людей, ставьте всех в скрытую копию, иначе вы раскроете их адреса.

Правила этикета, которые предложили читатели в комментариях

На мое предложение поделиться другими пунктами почтового этикета, откликнулось сразу несколько человек. Вот правила, которые они сочли важными:

Пишите грамотно и по делу

Для меня главным критерием этикета писем является грамотность и удобный стиль письма. Очень непросто писать так, чтобы до читающего со средним мышлением дошел смысл текста и слова не были прочитаны им вне контекста. Самое сложное – убрать из текста ненужные идеи, которые отвлекут читащего от главной. (Celsus)

Используйте автоответчик

Если вы уезжаете в отпуск или знаете, что долгое время не сможете проверить свою почту, то лучше заблаговременно включить автоответчик, где указать время вашего отсутствия, и также возможно включить другие контактные данные — номер телефона, к примеру. (Viktor Golub)

Прощайтесь по-человечески

Заканчивая письмо, не использую формализованную подпись, <..> стараюсь попрощаться по-человечески: «успехов», «до связи». [После чего] свое имя и фамилию <...> указываю полностью. (Александр Брюзгин).

Кстати, добавлю от себя — не забывайте здороваться!

А вы всегда придерживаетесь этих правил в переписке?

Если вы не боитесь признаться, что не следуете каким-то принципам почтового этикета, расскажите об этом в комментариях.

Предположу, что вы знаете другие хорошие пункты почтового этикета. Поделитесь ими в комментариях, я добавлю лучшие в запись!